Quy trình đăng ký nhãn hiệu

Khách hàng khi tìm đến tư vấn tại Luật Hiệp Thành thường có câu hỏi: Những ai có quyền được tiến hành đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam ?

Theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ, chủ thể được tiến hành đăng ký nhãn hiệu bao gồm cả cá nhân, công ty. Trong đó, bao gồm cá nhân, công ty là người Việt Nam hoặc người nước ngoài. Tuy nhiên, nếu như cá nhân, công ty Việt Nam có thể tự mình đăng ký nhãn hiệu trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ hoặc thông qua đại diện sở hữu trí tuệ để thực hiện đăng ký nhãn hiệu thì đối với cá nhân, công ty nước ngoài muốn đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam buộc phải tiến hành nộp đơn đăng ký nhãn hiệu thông qua các công ty đại diện Sở hữu trí tuệ như Công ty Luật Hiệp Thành.

Lưu ý: Nhãn hiệu dù đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu nếu không được sử dụng trong thời hạn năm năm liên tục sẽ bị chủ thể khác yêu cầu chấm dứt hiệu lực.

Câu hỏi tiếp theo Khách hàng thường xuyên hỏi chuyên viên, luật sư của chúng tôi: Phân nhóm nhãn hiệu là gì? Tại sao đăng ký nhiều nhóm cho 01 nhãn hiệu lại mất nhiều phí đăng ký nhãn hiệu?

Phân nhóm nhãn hiệu đăng ký được dựa theo Bảng phân loại quốc tế về nhãn hiệu (Bảng phân loại Ni-xơ) được cả thế giới áp dụng. Tất cả hàng hóa, dịch vụ trên thị trường có rất nhiều loại nhưng theo Bảng phân loại nhãn hiệu cũng chỉ có tất cả 45 nhóm. Trong đó, có 34 nhóm cho hàng hóa và 11nhóm cho dịch vụ. Tại Việt Nam, tính phí đăng ký nhãn hiệu căn cứ theo nhóm hàng hóa, dịch vụ đăng ký nhãn hiệu. Do đó, khách hàng càng đăng ký nhiều nhóm hàng hóa, dịch vụ sẽ càng tốn tăng mức phí đăng ký.

Các bước tiến hành tra cứu và đăng ký nhãn hiệu

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp, cá nhân xác lập quyền đối với nhãn hiệu cho hàng hóa, dịch vụ của mình trước khi ra thị trường một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất. Công ty Luật Hiệp Thành hướng dẫn quy trình tra cứu và đăng ký nhãn hiệu cho hàng hóa, dịch vụ trong năm 2018 như sau:

Bước 1: Tra cứu nhãn hiệu

Quý Khách hàng gửi mẫu nhãn hiệu và danh mục sản phẩm, dịch vụ mang nhãn hiệu cho Công ty Luật Hiệp Thành để Luật Hiệp Thành tra cứu sơ bộ và đánh giá khả năng đăng ký nhãn hiệu.

Tra cứu sơ bộ miễn phí: Luật Hiệp Thành sẽ tiến hành tra cứu sơ bộ miễn phí cho khách hàng để đánh giá khả năng đăng ký của nhãn hiệu trong vòng 01 ngày kể từ khi khách hàng cung cấp mẫu nhãn hiệu.

Sau khi tra cứu sơ bộ mà nhận thấy nhãn hiệu không có khả năng đăng ký Công ty Luật Hiệp Thành sẽ tư vấn và đưa ra các đối chứng liên quan để tìm giải pháp cho nhãn hiệu có khả năng cấp văn bằng sau này.

Tra cứu chuyên sâu trước khi nộp đơn đăng ký nhãn hiệu:

Trường hợp sau khi tra cứu sơ bộ nhãn hiệu có khả năng đăng ký thì tra cứu chuyên sâu qua dữ liệu Việt Nam và quốc tế để đánh giá cao nhất khả năng cấp văn bằng bảo hộ cho nhãn hiệu. Đây không phải là bước bắt buộc, tuy nhiên nên thực hiện để tăng khả năng đăng ký nhãn hiệu và tiết kiệm thời gian.

Tra cứu chuyên sâu là thủ tục hoàn toàn tự nguyện của người nộp đơn. Tuy nhiên, nên tiến hành thủ tục này vì đây là bước đầu tiên và quan trọng để đánh giá sơ bộ một nhãn hiệu có nên nộp đơn đăng ký bảo hộ hay không?

Tuy nhiên, việc tra cứu nhãn hiệu cũng chỉ mang tính chất tham khảo và không là căn cứ để cấp hay không cấp văn bằng (một phần liên quan đến quyền ưu tiên khi đăng ký nhãn hiệu như đã trình bày mục trên).

• Hồ sơ tra cứu nhãn hiệu khách hàng cần chuẩn bị: 03 mẫu nhãn hiệu có kích thước lớn hơn 3×3 cm, không vượt quá 8×8 cm
• Thủ tục tra cứu nhãn hiệu chuyên sâu thông qua Công ty Luật Hiệp Thành thời gian từ 1-3 ngày làm việc.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu và theo dõi quá trình đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ

Giai đoạn 1: Nộp tờ khai đăng ký nhãn hiệu (nộp đơn đăng ký nhãn hiệu):

Sau khi tra cứu chuyên sâu và nhãn hiệu được đánh giá là có khả năng đăng ký Luật Hiệp Thành sẽ tiến hành đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ cho đơn đăng ký của Quý khách hàng.

Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu khách hàng cần chuẩn bị

• Giấy uỷ quyền (mẫu gửi kèm)
• 01 mẫu NHHH (không nhỏ hơn 3×3 cm, không vượt quá 8×8 cm)
• Danh mục sản phẩm, dịch vụ dự định đăng ký nhãn hiệu.
• Luật Hiệp Thành sẽ chuẩn bị các hồ sơ còn lại theo quy định cho đơn đăng ký nhãn hiệu.

Ngoài các tài liệu cần thiết nêu trên khi khách hàng đăng ký nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận hồ sơ cần cung cấp thêm cho Công ty Luật Hiệp Thành như sau:

• Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/nhãn hiệu chứng nhận;
• Bản thuyết minh về tính chất,chất lượng đặc trưng (hoặc đặc thù) của sản phẩm mang nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu được đăng ký là nhãn hiệu tập thể dùng cho sản phẩm có tính chất đặc thù hoặc là nhãn hiệu chứng nhận chất lượng của sản phẩm hoặc là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý);
• Bản đồ xác định lãnh thổ (nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của sản phẩm).

Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam

Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam.

Giai đoạn 2: Thời hạn thẩm định hình thức đăng ký nhãn hiệu : 01 tháng kể từ ngày nộp đơn.

• Cục Sở hữu trí tuệ sẽ xem xét đơn có đủ điều kiện về hình thức, mẫu nhãn, chủ sở hữu đơn, quyền nộp đơn, phân nhóm,…
• Nếu đơn đăng ký của doanh nghiệp đáp ứng điều kiện, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ Thông báo chấp nhận đơn hợp lệ và cho đăng công bố đơn.
• Nếu đơn đăng ký của doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra Thông báo không chấp nhận đơn và đề nghị doanh nghiệp sửa đổi. Doanh nghiệp tiến hành sửa đổi theo yêu cầu và nộp công văn sửa đổi cho Cục sở hữu trí tuệ.

Thời hạn công bố đơn đăng ký nhãn hiệu: 02 tháng kể từ ngày có Thông báo chấp nhận đơn hợp lệ.

• Nội dung công bố đơn đăng ký nhãn hiệu là các thông tin liên quan đến đơn hợp lệ ghi trong thông báo chấp nhận đơn hợp lệ, mẫu nhãn hiệu và danh mục hàng hóa, dịch vụ kèm theo.

Giai đoạn 3: Thẩm định nội dung đơn đăng ký nhãn hiệu:

Thời hạn thẩm định nội dung: 09 tháng kể từ ngày công bố đơn.

• Cục sở hữu trí tuệ xem xét các điều kiện đăng ký nhãn hiệu từ đó đánh giá khả năng cấp văn bằng cho nhãn hiệu mà doanh nghiệp đăng ký. Nếu đơn đăng ký nhãn hiệu đáp ứng đủ điều kiện thì Cục Sở hữu trí tuệ ra Thông báo dự định cấp văn bằng cho nhãn hiệu mà doanh nghiệp đã đăng ký.
• Nếu đơn đăng ký nhãn hiệu không đáp ứng đủ điều kiện, Cục Sở hữu trí tuệ ra Thông báo không cấp văn bằng cho nhãn hiệu mà doanh nghiệp đăng ký. Doanh nghiệp xem xét và gửi công văn trả lời, khiếu nại quyết định của Cục Sở hữu, đồng thời đưa ra các căn cứ để cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu cho nhãn hiệu của doanh nghiệp.

Thời hạn cấp văn bằng: 02-03 tháng kể từ ngày nộp lệ phí cấp văn bằng.

Giai đoạn 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu và bàn giao cho khách hàng

• Sau khi có quyết định cấp văn bằng, Công ty Luật Hiệp Thành thông báo tới Quý Doanh nghiệp để tiến hành nộp lệ phí vấp văn bằng và lấy văn bằng bảo hộ nhãn hiệu giao lại cho khách hàng.

Thời hạn bảo hộ nhãn hiệu

• Nhãn hiệu được bảo hộ trong vòng 10 năm kể từ ngày nộp đơn (ngày ưu tiên). Doanh nghiệp được gia hạn văn bằng bảo hộ và không hạn chế số lần gia hạn. Do vậy, nhãn hiệu sẽ là tài sản xuyên suốt quá trình hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo kinh nghiệm của Công ty Luật Hiệp Thành thì thời gian đăng ký nhãn hiệu thông thường sẽ kéo dài khoảng 12 – 18 tháng kể từ khi có chấp nhận đơn hợp lệ.

Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu

Lưu ý về màu sắc khi đăng ký nhãn hiệu

Theo quy định của pháp luật Sở hữu trí tuệ Việt Nam không có các quy định cụ thể về phạm vi bảo hộ của nhãn hiệu đen – trắng và nhãn hiệu màu, cũng như đăng ký nhãn hiệu đen – trắng hay đăng ký nhãn hiệu màu tuyệt đối quyền cho chủ sở hữu hơn. Tuy nhiên, thực tiễn bảo hộ nhãn hiệu ở Việt Nam cho phép một nhãn hiệu đăng ký ở dạng đen-trắng có thể được sử dụng ở các dạng màu sắc khác nhau, miễn là vẫn giữ nguyên được các nội dung chữ/hình của nhãn hiệu và không xâm phạm quyền đối với một nhãn hiệu đen-trắng hoặc màu của người khác đã được đăng ký.

Do vậy, quan điểm của Luật Hiệp Thành là đối với các cá nhân và doanh nghiệp thực hiện đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam muốn tiết kiệm chi phí trong quá trình đăng ký bảo hộ nhãn hiệu hoặc lựa chọn giữa đăng ký nhãn hiệu màu hay đen – trắng thì nên ưu tiên đăng ký nhãn hiệu dưới dạng đen – trắng sẽ là tối ưu hơn.

Lưu ý về đăng ký nhãn hiệu hình (hay còn gọi là logo), nhãn hiệu chữ, câu định vị (slogan) khi đăng ký nhãn hiệu:

• Nhãn hiệu hình (hay còn gọi là logo): có thể đăng ký độc lập bảo hộ với tư cách là một nhãn hiệu hoặc kết hợp với phần chữ của nhãn hiệu, câu định vị khi đăng ký nhãn hiệu;
• Nhãn hiệu chữ: khi đăng ký nhãn hiệu chữ chủ đơn đăng ký có thể lựa chọn hình thức của chữ nhãn hiệu đăng ký theo các dạng sau:
• Dạng đăng ký nhãn hiệu chữ thứ nhất:chỉ đơn thuần cấu tạo từ các chữ in hoặc chữ số dạng tiêu chuẩn và chỉ ở dạng màu đen – trắng, đơn giản. Chủ nhãn hiệu chữ tiêu chuẩn có được quyền sử dụng khá rộng đối với nhãn hiệu đã đăng ký, đó là quyền sử dụng nhãn hiệu trong các dạng chữ hoặc màu sắc bất kỳ mà mình muốn miễn là không xâm phạm quyền của một nhãn hiệu khác đang được bảo hộ. Việc sử dụng như vậy sẽ không phương hại đến nội dung được bảo hộ của nhãn hiệu.
• Hạn chế của dạng đăng ký nhãn hiệu chữ thứ nhất này cần lưu ý là khi sử dụng tùy ý như vậy, chỉ nội dung của nhãn hiệu là được bảo hộ còn kiểu chữ hay cách trình thức trình bày độc đáo cũng như màu sắc của nhãn hiệu sẽ không thuộc phạm vi bảo hộ của nhãn hiệu chữ tiêu chuẩn đã đăng ký và được cấp văn bằng bảo hộ.
• Dạng đăng ký nhãn hiệu chữ thứ hai:cấu tạo từ các chữ cái, từ ngữ, chữ số được cách điệu hoặc hình họa hóa hoặc chứa màu sắc. Nhãn hiệu được đăng ký ở dạng này hiển nhiên vẫn được bảo hộ cả về mặt nội dung cốt lõi của nhãn hiệu đó là kết cấu chữ cái, phát âm và ý nghĩa của từ (nếu có) như nhãn hiệu chữ in tiêu chuẩn. Tuy nhiên, do nhãn hiệu còn được bảo hộ thêm cách trình bày (kiểu chữ hoặc kiểu trình bày đặc biệt) nên hiệu lực bảo hộ của nó được tăng cường mạnh hơn chống lại được các ý đồ của đối thủ cạnh tranh tiếp cận nhãn hiệu không chỉ về nội dung mà còn cả về cách thể hiện của nhãn hiệu.
• Hạn chế của dạng đăng ký nhãn hiệu thứ hai này là khi đăng ký nhãn hiệu chữ cách điệu thì quyền sử dụng nhãn hiệu chữ cách điệu lại bị hạn chế bởi chủ chỉ được sử dụng nhãn hiệu đúng như mẫu đã đăng ký mà không được tùy ý sử dụng nhãn hiệu trong các dạng chữ khác hoặc cách thức khác.

Lưu ý về quyền ưu tiên ảnh hưởng đến đơn đăng ký nhãn hiệu

Quyền ưu tiên trong đăng ký nhãn hiệu ảnh hưởng đến việc cấp hay không cấp văn bằng bảo hộ cho đơn đăng ký nhãn hiệu của chủ thể khác. Theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ và các điều ước quốc tế liên quan thì trong thời gian kể từ ngày nộp đơn đầu tiên đến ngày nộp đơn tại Việt Nam mà có chủ thể khác nộp đơn cho cùng đối tượng trong đơn đầu tiên thì đơn của người nộp đầu tiên vẫn được coi là có cùng ngày nộp đơn với ngày nộp đơn đầu tiên và được ưu tiên bảo hộ. Chính vì lẽ đó mà không ai dám khẳng định nhãn hiệu cứ nộp đơn và đã tra cứu tình trạng đăng ký nhãn hiệu sẽ đảm bảo chắc chắn sẽ được cấp văn bằng bảo hộ.

Một số lưu ý khi thiết kế, lựa chọn đăng ký nhãn hiệu:

• Để đảm bảo có khả năng được bảo hộ độc quyền đối với nhãn hiệu của doanh nghiệp mình, doanh nghiệp cần thiết kế nhãn hiệu đảm bảo được tính độc đáo, phản ánh nét riêng biệt cho hàng hóa, dịch vụ của bên mình đồng thời phải có sự khác biệt với nhãn hiệu của đơn vị khác.
• Nhãn hiệu có thể kết hợp giữa chữ và hình. Trong trường hợp nhãn hiệu chỉ là chữ nên có sự cách điệu để có thể được cấp văn bằng bảo hộ khi đăng ký.
• Một số yếu tố không được cấp văn bằng bảo hộ (tức các dấu hiệu loại trừ không nên sử dụng làm nhãn hiệu) bao gồm:
  • Nhãn hiệu không nên thiết kế là hình, hình hình học đơn giản, chữ số, chữ cái, chữ thuộc các ngôn ngữ không thông dụng,
  • Nhãn hiệu không nên thiết kế là dấu hiệu, biểu tượng quy ước, hình vẽ, tên gọi thông thường của hàng hoá, dịch vụ bằng bất kỳ ngôn ngữ nào (như dịch sang tiếng Anh, tiếng Nhật, Tiếng Tàu, tiếng La tinh…)
  • Nhãn hiệu không nên thiết kế là dấu hiệu chỉ thời gian, địa điểm, phương pháp sản xuất, chủng loại, số lượng, chất lượng, tính chất, thành phần, công dụng, giá trị hoặc các đặc tính khác mang tính mô tả hàng hoá, dịch vụ;
  • Nhãn hiệu không nên thiết kế là dấu hiệu mô tả hình thức pháp lý, lĩnh vực kinh doanh;
  • Nhãn hiệu không nên thiết kế là các dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý của hàng hoá, dịch vụ;
  • Cách tốt nhất để đánh giá khả năng bảo hộ nhãn hiệu là tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp đơn đăng ký nhãn hiệu. Luật Hiệp Thành sẵn sàng tra cứu sơ bộ miễn phí cho Quý khách hàng trước khi thực hiện các công việc tiếp theo trong quy trình đăng ký nhãn hiệu.

Dịch vụ tư vấn đăng ký nhãn hiệu của Công ty Luật Hiệp Thành:

• Tư vấn pháp luật về thủ tục và điều kiện đăng ký nhãn hiệu;
• Tư vấn tính khả thi khi đăng ký nhãn hiệu;
• Miễn phí tra cứu sơ bộ khả năng đăng ký nhãn hiệu;
• Tra cứu chính thức nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ– Chi phí độc lập;
• Đại diện đăng ký nhãn hiệu cho khách hàng trong quá trình đăng ký nhãn hiệu;
• Soạn thảo hồ sơ đăng ký nhãn hiệu;
• Nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình đăng ký, xét nghiệm đơn tại Cục Sở hữu trí tuệ;
• Đại diện cho khách hàng trong toàn bộ quá trình xác lập quyền và phúc đáp công văn trao đổi với Cục Sở hữu trí tuệ về việc đăng ký nhãn hiệu;
• Trao đổi, cung cấp thông tin cho khách hàng trong tiến trình đăng ký bảo hộ nhãn hiệu.

Doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu đăng ký nhãn hiệu xin vui lòng liên hệ với Công ty Luật Luật Hiệp Thành để được tư vấn, hướng dẫn chi tiết về khai hồ sơ, cách phân nhóm nhãn hiệu, các thủ tục liên quan đến đơn đăng ký nhãn hiệu hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình đăng ký nhãn hiệu.